Tem multa que nasce de uma grande irregularidade. E tem multa que nasce de uma rotina mal cuidada.

PGDAS-D e DEFIS entram no segundo grupo.

Não estamos falando de uma fraude complexa, de uma operação tributária agressiva ou de uma discussão fiscal milionária. Estamos falando de declarações que fazem parte da vida de quem está no Simples Nacional e que, muitas vezes, acabam sendo tratadas como detalhe.

Só que em 2026 esse detalhe ficou mais caro.

A Receita Federal alertou os contribuintes do Simples Nacional sobre as novas regras de multa por atraso na entrega do PGDAS-D e da DEFIS. As mudanças começaram a valer em 1º de janeiro de 2026 e foram previstas na Lei Complementar 214/2025, com regulamentação pela Resolução CGSN 183/2025.

A mensagem é simples: atraso deixou de ser algo que dá para empurrar sem consequência imediata.

E para uma empresa pequena, multa evitável é dinheiro jogado fora.

O que é PGDAS-D

PGDAS-D é o programa usado para declarar mensalmente a receita da empresa optante pelo Simples Nacional e calcular o DAS.

Em outras palavras, é ali que a empresa informa o faturamento do mês e gera a guia de pagamento.

A obrigação é mensal.

O prazo de entrega é até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Quando o dia 20 cai em final de semana ou feriado, a regra geral do vencimento do DAS considera a antecipação para o último dia útil anterior.

Na rotina da empresa, isso deveria ser tratado como compromisso fixo. Todo mês. Sem improviso.

O problema é que muita empresa só lembra do PGDAS-D quando precisa emitir a guia, resolver pendência ou regularizar alguma situação.

Esse comportamento ficou mais arriscado.

O que muda na multa do PGDAS-D

A principal mudança está no início da multa por atraso.

A partir de 2026, a multa começa no dia seguinte ao vencimento da declaração.

Isso muda a lógica de tolerância que muitos empresários imaginavam existir. Se a declaração venceu e não foi entregue, o risco de multa já começou.

A Receita Federal também deixou claro que declarações entregues fora do prazo, inclusive de períodos anteriores, serão calculadas conforme o novo critério.

Na prática, isso empurra as empresas para uma rotina mais organizada. O recado é direto: não basta pagar quando der, não basta regularizar quando aparecer uma pendência, não basta deixar para depois.

O Simples Nacional continua sendo simples, mas não aceita desorganização.

E a DEFIS?

A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Ela reúne informações anuais da empresa optante pelo Simples Nacional. É uma obrigação diferente do PGDAS-D, mas igualmente importante.

O prazo de entrega da DEFIS é até 31 de março do ano-calendário seguinte.

Segundo a Receita Federal, a multa por atraso na DEFIS passa a ser de 2% ao mês-calendário ou fração.

Também há multa por informações incorretas ou omitidas: R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações faltantes ou incorretas.

Existe redução de 50% quando a declaração é apresentada espontaneamente depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.

Mesmo assim, a melhor economia continua sendo entregar certo e dentro do prazo.

O problema não é só a multa

Quando uma empresa atrasa PGDAS-D ou DEFIS, o custo não aparece apenas na multa.

O atraso pode gerar pendência fiscal. A pendência pode atrapalhar certidão. A falta de certidão pode travar financiamento, contrato, participação em licitação, abertura de conta, renovação cadastral ou negociação com cliente.

É assim que uma obrigação pequena vira um problema maior.

O empresário olha para a declaração e pensa: “depois eu resolvo”.

Só que o cliente pede regularidade fiscal agora. O banco pede certidão agora. O fornecedor pede cadastro agora. O marketplace pede documento agora.

A contabilidade atrasada sempre cobra juros emocionais também. O dono da empresa perde tempo, energia e foco apagando incêndio que poderia ter sido evitado.

O que consultar se você acha que tem pendência

A Receita orienta que eventuais omissões de PGDAS-D e DEFIS podem ser consultadas pelo Portal e-CAC ou pelo Portal do Simples Nacional.

No e-CAC, o acesso pode ser feito com conta Gov.br ou certificado digital. O caminho indicado pela Receita é entrar em “Certidões e Situação Fiscal” e depois em “Consulta Pendências, Situação Fiscal”.

O sistema apresenta um diagnóstico fiscal com pendências, incluindo omissões de declarações.

No Portal do Simples Nacional, a consulta do PGDAS-D fica na área de cálculo e declaração. Ali é possível verificar declarações mensais e transmitir ou retificar períodos em aberto.

Para a DEFIS, o acesso fica no mesmo ambiente, com opção específica no menu lateral.

Se isso parece simples no papel e confuso na prática, é porque muitas vezes é mesmo. Portal público raramente foi desenhado para ser agradável. Mas a consulta precisa acontecer.

Como evitar multa daqui para frente

A melhor defesa é transformar PGDAS-D e DEFIS em rotina, não em urgência.

Algumas medidas simples ajudam bastante:

1. Fechar o faturamento cedo

Se o faturamento do mês só chega para a contabilidade na última hora, o risco de atraso aumenta. A empresa precisa ter um dia fixo para organizar notas, recebimentos e informações.

2. Conferir se todas as notas foram emitidas

Nota emitida fora do mês correto, receita esquecida e cancelamento não comunicado bagunçam a apuração.

3. Não tratar DAS como boleto qualquer

O DAS não é só uma guia de pagamento. Ele nasce de uma declaração. Se a declaração está errada ou atrasada, a empresa pode carregar pendência.

4. Ter calendário fiscal

Empresário não precisa decorar todas as obrigações. Mas precisa ter um processo confiável para não ser pego de surpresa.

5. Responder a contabilidade rápido

Muitas entregas atrasam porque falta uma informação simples. Extrato, nota, faturamento, acesso, certificado, confirmação. O atraso de um dia na resposta pode virar atraso na obrigação.

O papel da contabilidade mudou

Durante muito tempo, muita empresa viu contabilidade como algo que acontece depois.

Depois que vendeu. Depois que recebeu. Depois que o mês fechou. Depois que deu problema.

Essa lógica está ficando cara.

Com mais cruzamento de dados, mais obrigações digitais e multas mais rápidas, a contabilidade precisa fazer parte da rotina da empresa. Não como burocracia pesada, mas como organização mínima para o negócio andar sem susto.

A empresa que entrega tudo em dia dorme melhor. Tem menos pendência. Responde mais rápido a banco, cliente e fornecedor. Não perde tempo correndo atrás de regularização.

Isso não aparece em uma planilha de imposto, mas aparece na vida do empresário.

O que sua empresa deve fazer agora

Se sua empresa está no Simples Nacional, faça três perguntas simples:

Todas as declarações mensais foram entregues?

A DEFIS do último ano foi transmitida?

Existe alguma pendência no e-CAC ou no Portal do Simples Nacional?

Se a resposta for “não sei”, já existe um problema de gestão.

Não saber é o primeiro sinal de que a empresa está dependendo da sorte. E sorte não é processo.

O ideal é revisar agora, corrigir o que estiver pendente e criar uma rotina para que isso não se repita.

Quanto antes a empresa regulariza, menor tende a ser o desgaste.

A Cofiplan pode cuidar disso com você

Atraso em PGDAS-D e DEFIS não deveria tomar o tempo de quem está tentando vender, contratar, atender cliente e crescer.

A burocracia é com a gente. O crescimento é com você.

Na Cofiplan, a gente acompanha prazos, organiza obrigações e ajuda a empresa a manter a casa em ordem antes que a Receita precise lembrar.

Se você quer saber se sua empresa tem pendência ou quer trocar para uma contabilidade mais atenta, fale com a Cofiplan no WhatsApp.

É melhor descobrir agora do que descobrir quando precisar de uma certidão.

Este conteúdo é informativo e foi elaborado com base em orientação da Receita Federal sobre as novas regras de multa por atraso do PGDAS-D e da DEFIS, vigentes a partir de 1º de janeiro de 2026. Para avaliar o caso da sua empresa, consulte sua contabilidade.